Planera en konferens i Lund

För att konferenser ska bli lyckade så gäller det att man har planerat på rätt sätt. Det här gäller förstås även en konferens i Lund och man bör alltid se till att gå igenom alla detaljer i god tid så att man inte missar viktiga bitar. Den som bokar med ett konferenshotell där det finns stor erfarenhet får förstås stor hjälp och då blir det sällan så att man står utan en projektor som fungerar eller med kallt kaffe, men även om man får denna hjälp så kan det vara roligt att förbereda sitt konferensevenemang och tänka igenom hur detta kan bli riktigt lyckat.

konferens i lund 2014Rätt lokaler

Lunds konferenslokaler och festvåningar kan snabbt bokas upp under de tidsperioder då de behövs som bäst av studenter. Det här ska man tänka på så att man inte utgår ifrån att det går att boka en konferens i Lund en vecka i förväg och ändå få en lokal som har precis allt. De bästa lokalerna är ofta upptagna så det är aldrig dumt att höra av sig minst en månad innan man har tänkt dra igång möten och föreläsningar. Sedan är det förstås bra att tänka på vem som ska vara med och hur det kommer att fungera med resor till lokalerna. Om de flesta kommer från andra städer och kanske från andra länder så måste man tänka på hur transport ska ordnas. Centrala konferenslokaler kan man ju promenera till men de alternativ som ligger en bit utanför stadskärnan kan kräva gemensam transport med bil eller buss.

Ta hjälp av proffs

När man börjar sin planering av konferensen i Lund så ska man dra nytta av den hjälp man kan få från de som verkligen kan den här biten. Har man funnit ett riktigt bra konferenshotell så finns det för det mesta speciella konferensvärdar som kan hjälpa till med värdefull information som gör att man inte missar viktiga bitar inför evenemanget. Några exempel på sådant som man måste tänka på är:

  • Hur många som anmäler sitt intresse och hur många som verkligen kommer
  • Om det finns speciella behov vad gäller mat
  • Vilken typ av aktiviteter man kommer att anordna med tanke på utrymme och redskap
  • Om man behöver ta med sig speciell teknisk utrustning
  • Hur schemat för konferensen ska se ut

Det här är bara några exempel på det som man ska tänka på då man planerar, det finns förstås mycket mer och då man får proffshjälp med allt från inbjudningar till förslag på kaffebröd så blir det hela mycket enklare.

Med eller utan övernattning

En endagskonferens kräver förstås inte att man bor på herrgård eller hotell även om man kanske väljer den här typen av lokal för att den har allt som man behöver. Då en konferens i Lund är lite längre så kan man dock behöva smarta lösningar för övernattning. T.ex. genom att bo på ett hotell i närheten av Lund. Detta även för de som bor lokalt eftersom man hinner med så mycket mer när alla deltagare blir kvar under kvällen då man kan ha meningsfulla aktiviteter som team building och utvärdering av det som avhandlats under dagen.

Advertisements

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s